Nachweisgesetz wird geändert

Die Bundesregierung hat sich am 21. März 2024 auf eine Reform im Arbeitsrecht verständigt, welche dem digitalen Arbeitsvertrag endlich die Tür öffnen soll. Die für Arbeitsverträge aufgrund des Nachweisgesetzes bislang obligatorische eigenhändige Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag wird somit um eine digitale Variante erweitert.

Was gilt bisher?

Aktuell schreibt das Nachweisgesetz die schriftliche Aushändigung wesentlicher Bedingungen des Arbeitsvertrages an die Beschäftigten vor. Deshalb wird in der bisherigen Praxis von Arbeitgeberseite in der Regel die eigenhändige Unterschrift beider Vertragspartner gefordert.

Was kommt?

Nun soll das Nachweisgesetz mit Blick auf die Gleichstellung digitaler Arbeitsverträge mit Verträgen in Papierform erneut geändert werden, um künftig Vertragsabschlüsse mit einer eingescannten oder digital ausgeführten Unterschrift zu ermöglichen. Somit müssen Arbeitsverträge zukünftig nicht mehr gedruckt und handschriftlich unterschrieben werden. Stattdessen wird der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht, sofern das Dokument für die Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann – und der Arbeitgeber einen Nachweis über die Übermittlung oder den Empfang erhält.

Ausnahmen

Von dieser neuen Regelungen sind Unternehmen ausgenommen, die gemäß § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind, also das Baugewerbe, die Branchen Gastronomie & Hotellerie und Personenbeförderung, Speditionen, das Wach- und Sicherheitsgewerbe usw.

Wie geht das Gesetzesverfahren weiter?

Die Änderung des Nachweisgesetzes ist Bestandteil des „Vierten Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie“, das noch durch den Bundestag und den Bundesrat gebracht werden muss, bevor es verabschiedet werden kann.

Fazit

Nach der Verabschiedung dieser Novelle gibt eine solide Grundlage für die digitale Signierung, Bereitstellung und Archivierung von Arbeitsverträgen und anderen Vereinbarungen. Diese Maßnahme könnte jährlich Millionen von Papierseiten einsparen und den Verwaltungsaufwand in der Lohnabrechnung erheblich reduzieren.

Das Urteil zeigt auf, dass elektronische Fahrtenbücher den Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis der tatsächlichen privaten Nutzung betrieblicher Fahrzeuge nicht gerecht werden, wenn nachträgliche Änderungen nicht innerhalb der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien festgehalten werden. Eine zeitnahe Führung ist nicht gewährleistet, wenn Eintragungen auf Notizzetteln erst Tage oder Wochen nach Abschluss der Fahrten erfolgen.

Im verhandelten Fall hatte ein Unternehmen einem Mitarbeiter einen Firmenwagen auch für private Zwecke überlassen, der ein elektronisches Fahrtenbuch führte. Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wurde festgestellt, dass die Eintragungen in diesem Fahrtenbuch mit einer regelmäßigen Verzögerung von 3 bis 6 Wochen nach getätigten Fahrten erfolgten. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an und ermittelte den geldwerten Vorteil gemäß der 1-Prozent-Regelung. Nach einem erfolglosen Einspruch erhob das Unternehmen Klage.

Das Finanzgericht wies die Klage als unbegründet zurück. Den Richtern zufolge muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch im Sinne des Einkommensteuergesetzes eine ausreichende Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein. Die vorgelegten Fahrtenbücher erfüllten diese Voraussetzungen nicht, da sie nicht in einer äußerlich geschlossenen Form geführt und nicht zeitnah aktualisiert wurden. Zudem wurden die Änderungsprotokolle trotz Aufforderung nicht vorgelegt.

Quelle: Finanzgericht Düsseldorf, Urteil mit Aktenzeichen: 3 K 1887/22 H(L)