Arbeitgeberkosten – richtig kalkulieren und planen

Wenn das eigene Unternehmen wächst, bestärkt dies schnell den Wunsch, endlich auch eigene Mitarbeiter anzustellen. Denn mit gutem Personal lässt sich die zunehmende Fülle an Aufgaben auf mehrere Schultern verteilen und der Erfolg des Unternehmens weiter ausbauen. Nicht umsonst werden Mitarbeiter oft als das wichtigste Gut eines Unternehmens bezeichnet. Gleichzeitig stellen sie aber auch den größten und damit wichtigsten Kostenblock dar, der in allen Unternehmensphasen erwirtschaftet werden muss.

Um jedem Mitarbeiter auch langfristig einen festen Arbeitsplatz zu bieten, sollten Unternehmer alle finanziellen Aspekte kennen, die ein Anstellungsverhältnis mit sich bringt und natürlich auch darüber hinaus stets im Blick behalten.

Doch welche konkreten Kostenfaktoren spielen hierbei eine Rolle und in welcher Höhe fallen diese an?

Wir von der Lohnexperte AG möchten Ihnen mit den folgenden Informationen einen ersten Überblick zum Thema geben und klären in diesem Zusammenhang wichtige Begriffe. Und mit unserem Gehaltsrechner stellen wir Ihnen zusätzlich ein hilfreiches Tool zur Seite, das Ihnen mit wenigen Klicks Ihre Gesamtlohnkosten direkt ermittelt – natürlich gratis und unverbindlich.

Was ein Mitarbeiter wirklich kostet

Dem Anwerben neuer Mitarbeiter sollte immer eine genaue Betrachtung der damit verbundenen Personalkosten vorangehen. Allzu oft werden die zu erwartenden Arbeitgeberkosten jedoch mit dem monatlich auszuzahlenden Bruttoentgelt gleichgesetzt. Doch das ist weit gefehlt! Denn die tatsächlichen Personalkosten liegen weitaus höher als der Betrag, den jeder Mitarbeiter auf seiner Entgeltabrechnung vorfindet.

Woran liegt das?

Die finanzielle Belastung des Arbeitgebers besteht nicht nur in der Auszahlung der monatlichen Löhne und Gehälter – vielmehr müssen Sie für jeden Mitarbeiter zusätzlich Lohnnebenkosten leisten. Diese machen derzeit etwa 21 Prozent des Bruttogehalts aus und werden zum Großteil aus den Abgaben zur Sozialversicherung bestimmt.

Sinn und Zweck dahinter ist die soziale Absicherung jedes Arbeitnehmers sowie die damit verbundene Deckelung der sozialen Grundsicherung unserer Gesellschaft. Eine wichtige Aufgabe also, die allen zugute kommt.

Die Sozialversicherungsbeiträge sind daher stets fester Bestandteil bei der Berechnung des Bruttoentgelts und zwingend vom Arbeitgeber abzuführen. Dazu gehören die Abgaben zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und der Pflegeversicherung. In den meisten Fällen werden diese direkt vom Arbeitgeber an die jeweiligen Versicherungsträger abgeführt und damit erst gar nicht an den Mitarbeiter ausgezahlt.

Gut zu wissen:

Die Beiträge zur Sozialversicherung werden von Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite zu gleichen Teilen eingezahlt. Eine Ausnahme stellen lediglich der Beitrag zur Unfallversicherung sowie der Zusatzbeitrag für Kinderlose zur Pflegeversicherung dar. Der Beitrag zur Unfallversicherung wird vollständig vom Arbeitgeber übernommen, den Zuschlag für Kinderlose zur Pflegeversicherung muss der Mitarbeiter alleine tragen.

Neben diesen gesetzlich vorgeschriebenen Lohnnebenkosten können Sie Mitarbeitern freiwillige soziale Leistungen gewähren, deren Kosten Ihnen zusätzlich zum Gehalt entstehen. Wie der Name bereits verrät, handelt es sich dabei um Zuwendungen, die ein Arbeitgeber leisten kann, jedoch ohne dazu verpflichtet zu sein. Mitarbeiter freuen sich dann beispielsweise über Tank- oder Einkaufsgutscheine, Zuschüsse zu Fahrtkosten, gesundheitsfördernden Maßnahmen oder gar den eigenen Firmenwagen.

Schon gewusst?

Zahlreiche solcher Sachleistungen werden vom Gesetzgeber gefördert und sind lohnsteuerlich begünstigt. Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater / Ihrer Steuerberaterin erarbeitet unser Netzwerkpartner Vorsorgepartner.ag moderne Entgeltbausteine als Mehrwerte für zufriedene Mitarbeiter*innen.

Arbeitgeberbrutto und Personalkosten – ein wichtiger Unterschied

Jeder Arbeitgeber hat also auch die anfallenden, individuellen Lohnnebenkosten anteilig zu tragen. Addieren Sie nun alle Ihnen entstehenden Lohnnebenkosten zum Bruttoentgelt dazu, erhalten Sie das sogenannte Arbeitgeberbrutto. Dieser Betrag fällt bereits höher aus als der Bruttowert auf der Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeiter. Grund dafür ist, dass Sie hier zusätzlich die arbeitgeberseitig abzuführenden Beiträge zur Sozialversicherung einbeziehen müssen.

Aber Vorsicht: Das Arbeitgeberbrutto stellt damit nach wie vor nur einen, wenn auch bedeutenden, Bestandteil der gesamten Personalkosten dar. Denn zur Betrachtung der vollständigen Arbeitgeberkosten kommen noch weitere Teilfaktoren hinzu, die ebenso in die Unternehmensplanung eingezogen werden sollten.

Wer über die Anstellung von Mitarbeitern nachdenkt, sollte also nicht nur mit der Zahlung eines fest vereinbarten Gehalts oder dem Stundenlohn kalkulieren. Mit den Personalkosten betrachten Sie das große Ganze – denn sie beschreiben alle einzubeziehenden Kostenpunkte, die Ihnen beim Einsatz von Arbeitnehmern im Betrieb entstehen. Damit berücksichtigen Sie auch weitere Zusatzleistungen wie Aufwendungen für Büromieten, Arbeitsschutzkleidung oder Wohnungsbeihilfen.

Als Faustregel gilt: Für die Deckung der Personalkosten müssen Sie etwa mit dem 1,5-fachen Betrag Ihres Arbeitgerbruttos rechnen.

Wie setzen sich nun die tatsächlichen Personalkosten zusammen?

Wie wir bereits gesehen haben, fallen eine ganze Reihe an Teilfaktoren unter die tatsächlichen Personalkosten. Zur besseren Strukturierung werden sie zwei großen Kostenblöcken zugeordnet, die als direkte und indirekte Personalkosten bezeichnet werden. Ergänzt werden sie um den oft vernachlässigten dritten Faktor der sonstigen Personalkosten. Was sich hinter diesen Begriffen verbirgt, wollen wir Ihnen im Folgenden näher erläutern.

Direkte Personalkosten: Bruttoarbeitsentgelt

Die Basis bildet das Bruttoentgelt, welches dem Arbeitgeber in Form von Lohn- und Gehaltsauszahlungen monatlich entsteht. Typischerweise spricht man bei Arbeitern von Lohn und bei Angestellten von Gehalt.

Während es sich beim Gehalt um eine monatlich fest vereinbarte Summe handelt, kann der Lohn hingegen variieren, da er nach den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden ausgezahlt wird. Häufig spricht man daher auch nur vom sogenannten Entgelt, das als Oberbegriff immer beide Auszahlungsformen meint.

• Zu den Gehältern gehören unter anderem Tarif- oder Grundgehälter, übertarifliche Zulagen oder Provisionen.
• Bei Löhnen sind beispielsweise Fertigungslöhne, Zeitlohn oder Akkord- und Überstundenlohn zu nennen.

Indirekte Personalkosten: Personalnebenkosten

Mit der Auszahlung des Entgelts entstehen dem Arbeitgeber zusätzlich Lohnnebenkosten, die daher auch als Personalnebenkosten oder Personalzusatzkosten bezeichneten werden. Diese sind zum Teil gesetzlich oder tariflich vorgeschrieben, können aber auch freiwillige oder vertragliche Zusatzleistungen beinhalten.

Wie oben bereits beschrieben, ist hier vor allem der Arbeitgeberanteil an den gesetzlichen Sozialkosten zu nennen, welche von Ihnen an die jeweiligen Versicherungsträger abzuführen sind. Darüber hinaus sind aber noch weitere Kostenpunkte zu nennen, die vom Unternehmer getragen werden müssen.

Dazu gehören insbesondere:

• Umlagen zur Entgeltfortzahlung bei Schwangerschaft
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• Leistungen zur Vermögensbildung oder Altersvorsorge
• Lohnfortzahlung für Urlaubs-, Feiertags- und Krankentage
• Maßnahmen zur Aus-, Fort- und Weiterbildung
• Weihnachtsgeld oder Jubiläumszuwendungen

Sonstige Personalkosten

Für eine wirklich vorausschauende Personalkostenplanung sollten zu den bereits genannten Positionen auch sonstige Personalkosten einbezogen werden, die Ihnen mit dem Einsatz von Mitarbeitern entstehen. Darunter fallen dann unter anderem notwendige Investitionen in die Ausstattung von Arbeitsplätzen oder das Anmieten von Büroflächen. Immerhin ermöglichen Sie es Ihren Arbeitnehmern damit erst, ihre Tätigkeit überhaupt im Unternehmen auszuüben.

Hierbei sollten Sie vielfältigen Überlegungen nachgehen, wie beispielsweise:

• Welche Arbeitsmaterialien und Büromöbel werden benötigt? Oder müssen sogar weitere Gewerbeflächen angemietet werden?
• Welche Kosten entstehen für das Anwerben neuer Mitarbeiter und welche Benefits können geboten werden?
• Vielleicht denken Sie auch über die Einrichtung einer Werkskantine oder Pausenräumen nach, mit denen Sie langfristig zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter beitragen wollen.
• Auch Aufwendungen für Energie, Reinigung oder für zur Verfügung gestellte Unterkünfte sind wichtige Faktoren, die es zu bedenken gilt.

Wie kann eine erste Kostenschätzung für die Beschäftigung von Mitarbeitern kalkuliert werden?

Einen ersten Überblick Ihrer Arbeitgeberkosten können Sie sich mithilfe des Brutto-Netto-Rechners der Lohnexperte AG verschaffen. Unser Gehaltsrechner führt Sie in wenigen Schritten zu einer ersten Kostenschätzung, die Ihnen für den Einsatz Ihrer Mitarbeiter voraussichtlich entstehen.

Bitte beachten Sie, dass der Rechner lediglich Pflichtangaben berücksichtigen kann. Zusätzliche Arbeitgeberleistungen sind gesondert zu verrechnen. Er ist auch kein Ersatz für die Erstellung der monatlichen Entgeltabrechnungen. Diese sind weiterhin über Ihre Lohnbuchhaltung vorzunehmen. Alternativ können Sie diese Aufgabe auch einem externen Dienstleister wie der Lohnexperte AG anvertrauen. Mit unserem Outsourcingangebot kümmern wir uns professionell um alle Belange Ihrer laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung – zuverlässig und kostengünstig.

Hier geht´s zu unseren Tarifen und dem Kostenrechner für eine externe Entgeltabrechnung.