Rechte und Pflichten

Für Geschäftsführer und Personalverantwortliche deutscher Unternehmen ist es wichtig, die rechtlichen Rahmenbedingungen geringfügiger Beschäftigungen genau zu verstehen. Die Kernbotschaft: Auch ein Minijob ist ein reguläres Arbeitsverhältnis, für welches dieselben arbeitsrechtlichen Bestimmungen gelten wie für andere Beschäftigungsarten. Für beide Vertragsparteien gibt es Rechte und Pflichten.

Grundsatz der Gleichbehandlung

Gemäß dem Teilzeit- und Befristungsgesetz dürfen Minijobber nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitbeschäftigte. So haben sie beispielsweise einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn, der derzeit bei 12,41 Euro pro Stunde liegt. Damit dürfen Minijobber seit 1. Januar 2024 durchschnittlich höchstens 538 Euro pro Monat verdienen. Schwankt die monatliche Arbeitszeit – und damit auch der Verdienst – ist hingehen die jährliche Minijob-Verdienstgrenze einzuhalten.

Weiterhin haben Minijobber auch Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der im Bundesurlaubsgesetz verankerte gesetzliche Mindesturlaub beträgt jährlich vier Wochen bei einer Fünf-Tage-Woche. Während des Urlaubs muss der Arbeitgeber das Gehalt weiterzahlen. Außerdem gilt auch für Minijobber die arbeitgeberseitige Verpflichtung zur Lohnfortzahlung an gesetzlichen Feiertagen, welche im Entgeltfortzahlungsgesetz festgeschrieben ist.

Im Krankheitsfall haben Minijobber ein gesetzliches Recht auf Lohnfortzahlung. Arbeitgeber müssen für bis zu sechs Wochen den Lohn fortzahlen, wenn der Minijobber krankheitsbedingt ausfällt. Das gilt für die Tage, an denen er sonst gearbeitet hätte.

Der Kündigungsschutz für geringfügig Beschäftigte ist ebenfalls elementar. Sie genießen denselben gesetzlichen Kündigungsschutz wie Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit. Die gesetzliche Kündigungsfrist beträgt vier Wochen zur Monatsmitte oder zum Monatsende. Hat der Arbeitgeber über diese gesetzlichen Fristen hinaus abweichende Kündigungsfristen im Arbeitsvertrag festgelegt oder gilt für das Unternehmen ein Tarifvertrag mit entsprechenden Vereinbarungen, so gelten diese auch für Minijobber.

Es empfiehlt sich, auch mit geringfügig Beschäftigten einen schriftlichen Arbeitsvertag zu schließen und darin die wesentlichen Arbeitsbedingungen zu formulieren. Das schafft Klarheit für beide Seiten mit Blick auf die Rechte und Pflichten, auch im Falle möglicher späterer Rechtsstreitigkeiten.

Das Wichtigste in Kürze

Minijobber haben ebenso wie Beschäftigte in Vollzeit einen Anspruch auf Mindestlohn, bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie Kündigungsschutz. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist ratsam, um klare Arbeitsbedingungen festzuhalten und Rechtsstreitigkeiten vorzubeugen.

Trotz mannigfaltiger Warnungen vor den datenschutzrechtlichen Risiken sind auch im Jahr 2024 etliche Faxgeräte in deutschen Unternehmen im Einsatz und werden für den Transport unterschiedlichster Daten eingesetzt.

Unternehmen in Deutschland setzen diese Geräte trotz technologischer Fortschritte und der Digitalisierung aus mehreren Gründen weiterhin ein. Dazu gehören bewährte Argumente wie das berühmte „das haben wir schon immer so gemacht“ sowie Hinweise auf die hohen Kosten einer Modernisierung oder die Betonung der Zuverlässigkeit und Sicherheit von Faxgeräten. Leider werden diese inzwischen historischen Apparate auch noch für die Übermittlung personenbezogener Stamm- und Bewegungsdaten im Bereich der Entgeltabrechnung genutzt.

Datenschutzrisiken inbegriffen

Datenschützer warnen fortgesetzt vor dieser Praxis und betonen immer wieder, dass die Übermittlung sensibler Daten per Fax datenschutzrechtlich hochgradig riskant ist. Sie empfehlen stattdessen die Verwendung von E-Mails mit verschlüsselten Anhängen oder integrierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gemäß Datenschutzgrundverordnung (siehe nächster Beitrag).

Technisch gesehen erfolgt die Übertragung von Faxen über digitale Voice-over-IP-Verbindungen, die keine automatische Verschlüsselung bieten und rechtlich nur durch das Telekommunikationsgesetz geschützt sind. Die Daten liegen zudem auf Fax-Servern digital vor. Dies birgt potenzielle Sicherheitsrisiken, weil über Netzwerke darauf zugegriffen werden kann. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass unbefugte Dritte möglicherweise Zugang zu versendeten oder empfangenen Faxnachrichten erhalten könnten.

Fazit

Aus datenschutzrechtlicher Sicht sollte grundsätzlich auf die Nutzung von Faxgeräten in Unternehmen verzichtet werden, insbesondere bei der Übertragung sensibler personenbezogener Daten. Verletzungen der Datenschutzgrundverordnung können zudem drastische Strafen zur Folge haben.

Die gesamte Kommunikation mit unseren Kunden im Rahmen der lfd. Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt daher ausschließlich per verschlüsselter E-Mail bzw. verschlüsseltem Extranet.

Nachteile und Datenschutzrisiken bei der Übermittlung personenbezogener Daten für die Entgeltabrechnung von Beschäftigten per Faxgerät

Zunächst die gute Nachricht: Der Versand von Lohnabrechnungen über E-Mail ist grundsätzlich erlaubt. Mit Blick auf den Datenschutz müssen allerdings ein paar wichtige Dinge beachtet werden, denn immerhin enthalten Lohnabrechnungen sensible personenbezogene Daten wie das Entgelt oder die Sozialversicherungsnummer.

Gesetzliche Grundlage

Die Gewerbeordnung besagt, dass die Lohnabrechnung in Textform zu erteilen ist. Der Begriff der Textform wird in § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches definiert, wobei die Abrechnung auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung gestellt werden muss. Dies kann auch per E-Mail geschehen, wenn die Abrechnung nicht verändert werden kann und für die Beschäftigten zugänglich ist.

Einverständniserklärung der Beschäftigten 

Die jüngste Rechtsprechung zur Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen per E-Mail legt nahe, alle betroffenen Arbeitnehmer über diesen neu gewählten Übermittlungsweg zu informieren und deren explizite Zustimmung zu dieser Versandform einzuholen. Falls das Einverständnis bereits ein Bestandteil gültiger Arbeitsverträge ist, muss es von den betroffenen Mitarbeitern nicht nochmals eingeholt werden.

Datenschutz

Für den Datenschutz ist es entscheidend, dass der Transportweg der Lohnabrechnung verschlüsselt ist, um ein Abfangen durch Dritte zu verhindern. Die Daten der E-Mail werden also beim Versand verschlüsselt und somit unleserlich gemacht. Der Empfänger kann die Mail über einen nur ihm und dem Absender bekannten digitalen Code (Schlüssel) öffnen und somit wieder leserlich machen.

Das Wichtigste in Kürze

Der Versand von Lohnabrechnungen per E-Mail ist grundsätzlich erlaubt, muss jedoch datenschutzkonform erfolgen und erfordert die Zustimmung der Beschäftigten. Um sensible Daten zu schützen, muss der Versandweg verschlüsselt sein.