Aufbau von Lohnabrechnungen

In Gestaltung und Anordnung der Daten können die monatlichen Lohn- oder Gehaltsscheine im Detail je nach Anbieter variieren. Gemeinsam sind ihnen aber immer gewisse Mindestangaben, die Unternehmer an ihre Mitarbeiter übermitteln müssen.

Die konkreten Angaben, die eine Lohnabrechnung zwingend enthalten muss, sind in der sogenannten Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Dazu gehören beispielsweise Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts.

So gibt sie dem Mitarbeiter unter anderem Aufschluss über seinen Brutto- und Nettoverdienst sowie über die gezahlten Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge. Auch Lohnsteuerklasse, Kirchenzugehörigkeit oder die Anzahl seiner Urlaubstage sind dort zu finden.

Eine möglichst übersichtliche und einheitliche Struktur der Gehaltsabrechnungen erhöht dabei gleichzeitig auch die Lesefreundlichkeit und hilft dem Arbeitnehmer, die einzelnen Positionen leichter nachzuvollziehen.

Welche Angaben müssen enthalten sein?

Mit Inkrafttreten der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) ist der Mindeststandard zur Ausstellung einer Entgeltbescheinigung seit 2013 seitens des Gesetzgebers klar vorgegeben.

Bei der Anfertigung von Lohnabrechnungen gehören die grundlegenden Angaben zu Arbeitgeber und Arbeitnehmer ebenso dazu wie die Entgeltbestandteile des Arbeitnehmers. Diese können also beispielsweise sein:

• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Abrechnungszeitraum (Monat / Jahr)
• Steuerklasse
• Freibetrag Kind / Steuer etc.
• Betrag und Art sämtlicher Bezüge und Abzüge
• Auszahlungsbetrag als Saldo aus dem Nettoentgelt usw.

Die vollständige Liste aller notwendigen Angaben können Sie ausführlich in der Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (Entgeltbescheinigungsverordnung – EBV) nachlesen.

Muster einer Lohnabrechnung

Dass ein Lohn- oder Gehaltsschein gewisse Mindestangaben enthalten muss, haben Sie bereits gelesen. Mit dem folgenden Musterlohnschein wollen wir Ihnen nun einmal anschaulich darstellen, wie sich ein solches Dokument konkret zusammensetzt.

• Im oberen Bereich der Lohnabrechnung finden sich allgemeine Angaben wie beispielsweise Zeitraum der Abrechnung, Kontaktdaten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Zeitkonten Stunden/Betrag, Urlaub, Pfändungen oder der Beschäftigungszeitraum (Monat / Jahr).
• Daran anschließend folgt die Auflistung zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts (anhand von Lohnarten wie Gehalt, Stundenlohn etc.) – also die eigentliche Berechnung was sicherlich als das Herzstück des Lohnzettels bezeichnet werden kann.
  Im Detail werden dort alle Bruttobezüge sowie fällige Abzüge aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschläge aufgeführt.
• Der sich daraus ergebene Auszahlungsbetrag des Lohns in Euro wird dem Mitarbeiter schließlich auf seinem Konto gutgeschrieben.
  Die Angabe der Bankverbindung für die fristgerechte Überweisung des angegebenen Geldbetrags darf daher ebenfalls nicht fehlen.

Doch damit ist der Vorgang einer Lohnabrechnung noch nicht beendet. Vielmehr müssen auch die vorgeschriebenen Prozesse zur elektronischen Meldung der Daten sowie deren Auswertungen für Behörden und Arbeitgeber in Gang gesetzt werden.

Die errechneten, abzuführenden Beträge müssen den Institutionen wie Finanzamt oder Krankenkasse online sicher und datenschutzkonform gemeldet werden. In welcher Form dies zu erfolgen hat und welche Voraussetzungen das dafür eingesetzte Abrechnungsprogramm / Software erfüllen muss, regelt die sogenannte Entgeltbescheinigungsverordnung.

Ein weiterer wichtiger Part ist die Übergabe der Daten aus der Lohnbuchhaltung in die Buchhaltung (z.B. DATEV-Finanzbuchhaltung) mittels einer Schnittstelle.