Als Dienstleister für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung betreut die Lohnexperte AG bundesweit ansässige Kunden jeder Unternehmensgröße aus "fast" allen Branchen.
Hier ist Ihre Lohnbuchhaltung in besten Händen. Denn als leistungsstarkes Lohnbüro & Partner für Steuerberater übernimmt geschultes Fachpersonal zuverlässig Ihre komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung.
In diesen Branchen kennen sich die Experten der Lohnexperte AG bestens aus:
Für verschiedene Schwerpunktbranchen realisieren Spezialteams die Entgeltabrechnung mit branchentypischen Besonderheiten:
Egal ob in einem transnationalen Großunternehmen oder einem lokalen Familienbetrieb – eine gut organisierte Lohnbuchhaltung ist essentiell für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung der in einem Betrieb Beschäftigten befassen. Die Grundlagen einer guten Lohnbuchhaltung sind leicht verständlich und in die Praxis umzusetzen.
In vielen größeren Betrieben wird der Begriff Lohnbuchhaltung für die betreffende Abteilung der Buchhaltung verwendet. Hier ist jedoch spezifisch die fachlich korrekte Behandlung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen gemeint.
Sie hat folgende Aufgaben zu erfüllen:
1. Korrekte und übersichtliche Aufstellung aller Gehalts- und Lohnabrechnungen
2. Kommunikation und Abwicklung der relevanten Beiträge mit Sozialversicherungsträgern und Finanzamt
3. Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten
4. Kontinuierliches Führen der Lohn- und Gehaltskonten aller Beschäftigten
Diese Bereiche sind eng miteinander verknüpft. Daher ist eine sorgfältige Lohnbuchhaltung auf festgelegte und verlässlich durchgeführte Abläufe bei der Bearbeitung aller Daten angewiesen.
Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung setzt sich zusammen aus Bestandteilen, die der Gesetzgeber explizit fordert und Teilen, die gesetzlich freiwillig sind, aber für die allgemeine Übersicht nützlich sein können. Den gesetzlichen Rahmen legt dabei der § 108 der Gewerbeordnung (GewO) fest. Dieser schreibt vor, dass der Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Textform vorlegen muss. Zudem muss sie die Zusammensetzung des Lohnes beziehungsweise Gehaltes sowie den Abrechnungszeitraum ausweisen.
Ändert sich die Abrechnung (z.B. das Gehalt) im Vergleich zum Vormonat ist in jedem Fall eine schriftliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung anzufertigen. Gut organisierte Betriebe tun dies jedoch auch ohne gesetzlichen Zwang jeden Monat. Diese Abrechnung wird von öffentlichen Stellen als offizielles Dokument akzeptiert. Dementsprechend sollte der Arbeitgeber sie behandeln.
Die Abrechnung muss einem Mitarbeiter eindeutig zuzuordnen sein. Im Kopfteil der Abrechnung wird deshalb – vor allem in größeren Betrieben – neben den Stammdaten des Mitarbeiters noch eine unternehmensinterne Personalnummer aufgeführt. Auch die Steuerklasse, eventuelle Kinderfreibeträge und die Zugehörigkeit zu einer steuerlich relevanten Glaubensgemeinschaft müssen enthalten sein. Hinzu kommen Angaben, die sich bei vielen Arbeitgebern aus Gründen der Transparenz etabliert haben. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zum Urlaubskonto.
Die Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Kommunikation und Arbeitsentgeltsabrechnung mit Trägern der Sozialversicherung ist im 4. Sozialgesetzbuch geregelt. Danach sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, der betreffenden Krankenkassen-Einzugsstelle zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge die entsprechenden Nachweise zukommen zu lassen. Die Beiträge zur Sozialversicherung sind spätestens am drittletzten Arbeitstag des entsprechenden Monats fällig.
Die arbeitnehmerseitigen Pflichten gegenüber dem Finanzamt sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) und in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) festgelegt. Laut § 41a des EStG erwartet das zuständige Finanzamt spätestens zehn Tage nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums (dieser hängt von der Höhe der im Vorjahr entrichteten Lohnsteuer ab) die jeweilige Steuererklärung. Darin muss genau aufgeschlüsselt sein, welche Lohnsteuer für welche Arbeitsverhältnisse anfällt.
Der Arbeitgeber muss dann den arbeitgeberseitigen sowie den einbehaltenen arbeitnehmerseitigen Anteil der anfallenden Lohnsteuer überweisen. In der Regel fällt die Lohnsteuer monatlich an. Kleinere Unternehmen können auch vierteljährlich oder sogar jährlich anmelden. Am Jahresende sendet der Arbeitgeber zudem die Aufstellung des Jahreslohnkontos an Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit und Statistikämter.
Damit die Lohnbuchhaltung nach allen Vorgaben der GewO und der LStDV korrekt abläuft, behelfen sich viele Unternehmen mit spezieller Lohnbuchhaltungssoftware. Diese bietet mehr Rechtssicherheit und schützt gegenüber Versicherungsträgern und Ämtern vor einer Reihe von Fehlern und Unvollständigkeiten. Das Unternehmen erhält zudem jederzeit mit wenigen Klicks eine Übersicht zu jedem Mitarbeiter. Auch der Stand der Bearbeitung der monatlichen Lohnabrechnung ist damit leicht einsehbar.
Hinzu kommt, dass die Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden die Daten mittlerweile ohnehin einheitlich und digital geliefert bekommen wollen. Idealerweise ist eine Lohnbuchhaltungssoftware (z.B. DATEV®, SBS Lohn plus®) kompatibel mit den Anforderungen dieser Stellen und speichert die Mitarbeiterdaten in einem Format, das sich zur sicheren Datenübertragung eignet. Verglichen mit der erzielten Erleichterung der Buchhaltung sind die Kosten einer solchen Software zu vernachlässigen.
Die einzelnen Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind eng miteinander verzahnt. Mangelhaft gepflegte Mitarbeiterstammdaten können zum Beispiel schnell zu einer fehlerhaften Gehaltsabrechnung führen – etwa durch veraltete Informationen zu Kindern und mit ihnen verbundenen Freibeträgen. Eine externe Lohnbuchhaltung in einer Steuerkanzlei bzw. bei einem Steuerberater arbeitet daher in einem engen Kontakt zu dem Unternehmen und erfüllt folgende Bedingungen:
Als Arbeitgeber vermeiden Sie damit nicht nur erhebliche Kosten bzw. Konflikte mit den zuständigen Ämtern und Stellen – bis hin zu unnötigen Strafzahlungen. Eine professionell und aktuell geführte Entgeltabrechnung sorgt auch für mehr Vertrauen und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern. Nicht zuletzt sorgt eine solche Art der Buchführung auch für mehr Transparenz, Überblick und Planungssicherheit auf Arbeitgeberseite.
Unser Lohnexperte-Team steht Ihnen bei allen Fragen rund um die Themen Lohn- und Gehaltsabrechnung gerne kompetent zur Seite. Gemeinsam mit Ihnen finden wir den für Sie passenden Tarif.